Attività e procedimenti
Tipologie di procedimento
Attività e procedimenti scuole a carattere statale
Dlgs 33/2013 – Articolo 35, comma 1 e 2 – Obblighi di pubblicazione relativi ai procedimenti amministrativi e ai controlli sulle dichiarazioni sostitutive e l’acquisizione d’ufficio dei dati
1. Le pubbliche amministrazioni pubblicano i dati relativi alle tipologie di procedimento di propria competenza. Per ciascuna tipologia di procedimento sono pubblicate le seguenti informazioni:
a) una breve descrizione del procedimento con indicazione di tutti i riferimenti normativi utili;
b) l’unità organizzativa responsabile dell’istruttoria;
c) il nome del responsabile del procedimento, unitamente ai recapiti telefonici e alla casella di posta elettronica istituzionale, nonché, ove diverso, l’ufficio competente all’adozione del provvedimento finale, con l’indicazione del nome del responsabile dell’ufficio, unitamente ai rispettivi recapiti telefonici e alla casella di posta elettronica istituzionale;
d) per i procedimenti ad istanza di parte, gli atti e i documenti da allegare all’istanza e la modulistica necessaria, compresi i fac-simile per le autocertificazioni, anche se la produzione a corredo dell’istanza è prevista da norme di legge, regolamenti o atti pubblicati nella Gazzetta Ufficiale, nonché gli uffici ai quali rivolgersi per informazioni, gli orari e le modalità di accesso con indicazione degli indirizzi, dei recapiti telefonici e delle caselle di posta elettronica istituzionale, a cui presentare le istanze;
e) le modalità con le quali gli interessati possono ottenere le informazioni relative ai procedimenti in corso che li riguardino;
f ) il termine fissato in sede di disciplina normativa del procedimento per la conclusione con l’adozione di un provvedimento espresso e ogni altro termine procedimentale rilevante;
g) i procedimenti per i quali il provvedimento dell’amministrazione può essere sostituito da una dichiarazione dell’interessato, ovvero il procedimento può concludersi con il silenzio assenso dell’amministrazione;
h) gli strumenti di tutela, amministrativa e giurisdizionale, riconosciuti dalla legge in favore dell’interessato, nel corso del procedimento e nei confronti del provvedimento finale ovvero nei casi di adozione del provvedimento oltre il termine predeterminato per la sua conclusione e i modi per attivarli;
i) il link di accesso al servizio on line, ove sia già disponibile in rete, o i tempi previsti per la sua attivazione;
l) le modalità per l’effettuazione dei pagamenti eventualmente necessari, con le informazioni di cui all’articolo 36;
m) il nome del soggetto a cui è attribuito, in caso di inerzia, il potere sostitutivo, nonché le modalità per attivare tale potere, con indicazione dei recapiti telefonici e delle caselle di posta elettronica istituzionale;
n) i risultati delle indagini di customer satisfaction condotte sulla qualità dei servizi erogati attraverso diversi canali, facendone rilevare il relativo andamento.
2. Le pubbliche amministrazioni non possono richiedere l’uso di moduli e formulari che non siano stati pubblicati; in caso di omessa pubblicazione, i relativi procedimenti possono essere avviati anche in assenza dei suddetti moduli o formulari. L’amministrazione non può respingere l’istanza adducendo il mancato utilizzo dei moduli o formulari o la mancata produzione di tali atti o documenti, e deve invitare l’istante a integrare la documentazione in un termine congruo.
Dichiarazioni sostitutive e acquisizione d’ufficio dei dati
Ai sensi dell’art. 5 della legge provinciale n. 17/1993:
I dati relativi a cognome, nome, luogo e data di nascita, la cittadinanza e la residenza possono essere comprovati mediante esibizione dei relativi documenti di riconoscimento. È comunque fatta salva per l’amministrazione la facoltà di verificare nel corso del procedimento la veridicità e l’autenticità dei dati contenuti nel documento di identità o di riconoscimento.(2) Per quanto concerne i fatti, gli stati e le qualità personali necessari all’istruttoria del singolo procedimento nonché i fatti che siano a diretta conoscenza della persona interessata, e con la sola eccezione di quelli previsti al comma 8, le strutture organizzative degli enti di cui all’articolo 1/ter, comma 1, sono tenute ad accettare, in luogo della prescritta documentazione, una dichiarazione sottoscritta dalla persona interessata.(3) Qualora la persona interessata dichiari che fatti, stati e qualità personali sono attestati in documenti già in possesso delle strutture organizzative di cui al comma 2, e ne indichi gli elementi indispensabili per il loro reperimento, il responsabile del procedimento provvede d’ufficio all’acquisizione degli stessi o di copia di essi. Sono altresì accertati d’ufficio i fatti, gli stati e le qualità personali che l’amministrazione procedente o un’altra pubblica amministrazione è tenuta a certificare. […].
Art. 5 (Documentazione) L.P. 17/1993 (Lex Browser)
Misure organizzative per l’efficiente, efficace e tempestiva acquisizione d’ufficio dei dati e per l’effettuazione dei controlli medesimi e modalità per la loro esecuzione ai sensi della Direttiva Funzione Pubblica n. 14 del 22 dicembre 2011
1. Individuazione ufficio responsabile (punto 1, lett. c direttiva n. 14 del 22/12/2011)
E’ individuato quale Ufficio Responsabile (d’ora in avanti Ufficio Responsabile) per tutte le attività di cui alla direttiva del Dipartimento della Funzione Pubblica n. 14 del 22/12/2011 l’intero Ufficio di Segreteria dell’Istituto Comprensivo Bolzano VI nelle persone del Segretario Scolastico Sig. Refatti Alessandro e dei collaboratori amministrativi di seguito indicati e operanti sulle rispettive aree di competenza:
Ufficio di Segreteria | Istituto Comprensivo Bolzano VI
Al suddetto Ufficio Responsabile competono tutte le attività volte a gestire, garantire e verificare la trasmissione dei dati o l’accesso diretto agli stessi da parte delle amministrazioni procedenti oltre che della predisposizione delle certificazioni aggiornate alla vigente normativa di cui alla legge 12 novembre 2011, n. 183.
L’Ufficio Responsabile è competente ad effettuare l’idoneo controllo, anche a campione, delle dichiarazioni sostitutive ai sensi dell’art. 71 del DPR DPR 28 dicembre 2000 n. 445
2. Misure organizzative (punto 1, lett. d direttiva n. 14 del 22/12/2011)
L’Ufficio Responsabile provvede ad effettuare idonei controlli, anche a campione, delle dichiarazioni sostitutive prodotte dal personale e/o dagli utenti (a norma dell’articolo 71 del DPR 445 del 2000). Qualora i dati dichiarati non siano direttamente reperibili ed accertabili dagli archivi e banche dati delle Amministrazioni certificanti, l’Ufficio Responsabile, ai sensi dell’art. 71 citato, potrà richiedere alle medesime Amministrazioni certificati, anche attraverso strumenti informatici o telematici, conferma scritta della corrispondenza di quanto dichiarato con le risultanze dei registri da questa custoditi.
Ai sensi dell’art. 43 del DPR n. 445 del 2000 quando l’Ufficio Responsabile, per conto della presente Istituzione Scolastica Amministrazione procedente, opera l’acquisizione d’ufficio dei dati ai sensi del comma 2 del citato articolo 43, può procedere anche per fax e via telematica.
Le misure organizzative individuate e adottate dall’Ufficio Responsabile per l’efficiente, efficace e tempestiva acquisizione d’ufficio dei dati e per l’effettuazione dei controlli medesimi, nonché le modalità per la loro esecuzione sono le seguenti:
a) acquisizione dell’autocertificazione da parte dei dipendenti o dell’utenza privata contestualmente all’instaurazione del rapporto con la Scuola o al presentarsi delle altre necessità;
b) idoneo controllo a campione con generale criterio di 1/5 con le modalità sopra indicate;
c) idoneo controllo dove si palesi evidente dubbio sull’autocertificazione prodotta con criterio di 1/1 con le modalità sopra indicate;
d) idoneo controllo sulle autocertificazioni dei carichi giudiziali pendenti con criterio di 1/1 con le modalità sopra indicate;
e) a fronte di richiesta di controllo l’Ufficio Responsabile risponde entro il termine di 30 giorni (punto 1, lett. e direttiva del 22/12/2011);
f) sulle certificazioni da rilasciare ai soggetti privati è apposta, a pena di nullità, la dicitura: “Il presente certificato non può essere prodotto agli organi della pubblica amministrazione o ai privati gestori di pubblici servizi”. Il mancato rispetto di tale disposizione costituisce violazione dei doveri d’ufficio.
g) ai sensi dell’art. 43 comma 5 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, in tutti i casi in cui l’amministrazione procedente acquisisce direttamente informazioni relative a stati, qualità personali e fatti presso l’amministrazione competente per la loro certificazione, il rilascio e l’acquisizione del certificato non sono necessari e le suddette informazioni sono acquisite, senza oneri, con qualunque mezzo idoneo ad assicurare la certezza della loro fonte di provenienza (ad esempio, posta elettronica, PEC, fax ecc.). Nel caso in cui comunque l’Ufficio Responsabile provveda al rilascio, sul certificato va apposta solo la seguente dicitura ”Rilasciato ai fini dell’acquisizione d’ufficio”.
h) per le certificazioni da produrre all’estero su richiesta del privato interessato l’Ufficio Responsabile dovrà apporre apporre, oltre alla dicitura riportata alla lettera f) anche la dicitura: “valido all’estero”.
i) i diplomi conseguiti al termine di un corso di studio o i titoli di abilitazione conseguiti al termine di un corso di formazione, ai sensi dell’art. 42, D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, non sono certificati. Pertanto, gli stessi devono essere rilasciati in originale privi della dicitura prevista dal comma 02 dell’art. 40, D.P.R. n. 445 del 2000, la quale va invece apposta sulla relativa certificazione.
3. Richieste di controllo da parte di altre amministrazioni:
a). La richiesta ricevuta viene presa in carico a protocollo al momento della presentazione o ricezione anche per via telematica.
b). Il dipendente incaricato preposto al settore competente procederà entro 30 giorni dalla presa in carico alla verifica degli atti d’ufficio.
c). L’ “Ufficio responsabile” avrà cura di rispondere alle richieste di controllo pervenute entro trenta giorni; la mancata osservanza del suddetto termine costituisce violazione dei doveri d’ufficio.
Le Amministrazioni Procedenti possono richiedere gli accertamenti d’ufficio e i controlli, di cui agli articoli 43 e 71 del D.P.R. n. 445/2000, all’ “Ufficio Responsabile” dell’Istituto Comprensivo Bolzano VI:
– mediante mail all’indirizzo: ic.bolzano6@scuola.alto-adige.it
o indirizzo PEC: IC.Bolzano6@pec.prov.bz.it
– all’indirizzo via Novacella 7 – 39100 Bolzano